Jak przystało na początek roku postanowiłem nieco zmienić mój styl życia, a przede wszystkim pracy. Już od pewnego czasu czułem, że coraz bardziej tracę kontrolę nad biegiem wydarzeń. Pomimo mego systemu samoorganizacji często traciłem w tym mnóstwie drobnych ale niestety bardzo nagłych zadań te ważne z oczu. Próbowałem odzyskać kontrolę poprzez zwiększoną inwestycję czasową, ale tu natrafiłem na naturalne grnice mego organizmu. Naprawdę z trudem i mocno zaciśniętymi zębami dowlokłem się przez jesień do świąt i wziąłem dodatkowo parę dni urlopu.
Tak wzmocniony nadmiernym jedzeniem i nieróbstwem, postanowiłem nieco poprawić mój system samoorganizacji. Opracowałem go już przed wielu laty i do niedawna służył mi znakomicie. Jednak wyraźnie nie był on w stanie sprostać tej współczesnej szybkośći życia i natłoku różnorodnych informacji.
Rozejrzałem się w interecie co jest ciekawego na ten temat. Oczywiście search engine Yahoo - chociaż google jest chyba nadal najlepszy to staram się go nie używać - wyrzuciła całą masę najprzeróżniejszych książek, artykułów i produktów na ten temat. Dosyć szybko udało mi się oddzielić plew od ziarna i moją uwagę zwrócił system Davida Allena GDT - Getting Things Done. Poczytałem nieco na ten temat i stwierdziłem, że to coś dla mnie. Allen podkreśla bardzo mocno, że jego system nie jest udziwniony, a wykorzystuje naturalny sposób myślenia i organizacji. Poza tym od razu zauważyłem, że ten jego system jest zbliżony do mego. To fajnie, bo nowa organizacja czasu nie będzie wymagać radykalnej zmiany.
Z drugiej strony byłem nieco skeptycznie nastawiony do systemu Allena. Dlaczego jego miałby działać, jeżeli mój podobny zawodzi? Moim zdaniem sedno sprawy leży w dysciplinie. Żaden, nawet najlepszy, system samoorganizacji nie zastąpi konsekwencji i dyscipliny. A tej mi ostatnio nieco chyba brakowało.
Pomimo tych wątpliwości pomknąłem do najbliższej księgarni i nabyłem książkę Allena "Wie ich die Dinge geregelt kriege" - tytuł oryginału "Getting Things Done". Książka ta jest wydana również po polsku po nieudanym tytułem "Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań" - ciekawostką jest, że ta polska wersja jest droższa niż niemiecka. Przekartkowałem ją w przód i tył, przestudiowałem spis treści, poczytałem na wyrywki - wedle metody Speed Reading ;-) - i tak w niecałe dwa dni przerobiłem te 330 stron. Książka jest napisana bardzo przejrzyście prostym i zrozumiałym językiem.
Główna ideą samoorganizacji wedle Allena jest stworzenie takiego systemu, który przechowa dobrze wszystkie aktualne i przyszłościowe zadania i dzięki temu uwolni głowę od nich. Pewni, że nasz system samoorganizacji magazynuje wszystkie terminy i zadania, zajmiemy się spokojnie rzeczami dużo ważniejszymi. Ważne jest tutaj, aby nasz system samoorganizacji magazynował absolutnie wszystkie - bardzo ważne i te błahe, zawodowe ale również prywatne - terminy i zadania. Tylko świadomość, że w systemie są zebrane wszystkie zadania naprawdę wyzwala nas od nieustannego myślenia co mamy do zrobienia.
Chociaż, jak już wspomniałem mój dotychczasowy system był nieco podobny, to nie magazynowałem w nim zadań prywatnych - te pilnowała B. przecież całkiem dobrze ;-) - i mało ważnych.
Inny ważny aspekt systemu Allena to sposób zarządzania zadaniani. Allen kładzie nacisk na rozdział kilku różnych funkcji w trakcie magazynowania i przerabiania zadań. Wyróżnia on 5 różnych etapów zarządzania zadaniami: zebranie, przerobienie lub kwalifikacja, organizacja, przegląd i wykonanie.
Zebranie to rodzaj skrzynki na listy, gdzie wrzucamy cały czas nowe zadania. Chodzi tu tylko o całkowite i bardzo szybkie zebranie wszystkich nowych zadań. Tak więc wrzucamy tam pocztę i różne dokumenty, a także szybko skreślone notki.
Przerobienie to szybka decyzja co należy zrobić z daną informacją czy zadaniem. Można ją po prostu wyrzucić, jeżyli jest nieważna, lub zmagazynować jako materiał referencyjny. Ważniejsza jest deczyja, czy trzeba podjąć jakąś akcję, czy kiedyś później zajmiemy się tą sprawą. Jeżeli akcja to pytanie czy można ją delegować czy trzeba wykonać samodzielnie. W tym ostatnim przypadku Allen zaleca natychmiastowe wykonanie tylko wtedy, gdy zajmie ono mniej niż dwie minuty. Jeżeli wykonanie ma trwać dłużej to należy zadanie to odłożyć na stos "Akcja".
Organizacja zajmuje się właściwym przygotowaniem takich stosów czy list. Allen zaleca dla każdej możliwej decyzji, a jest ich w jego systemie 7, osobny stos. Muszą one być tak zorganizowane, aby mieć w każdej chwili pełny przegląd sytuacji.
Przegląd jest bardzo ważny. Tylko regularna analiza zadań w różnych sztosach zapewnia dobre działanie systemu. Tutaj należy sprawdzić terminy i priorytety zadań. Zadania odłożone na potem mogły już w między czasie "dojrzeć" do wykonania.
Allen jest wprawdzie zdecydowanym zwolennikiem papieru jako bazy systemu. Jednak jego konzept list i stosów można w łatwy sposób zrealizować elektronicznie. Rozważyłem kilka możliwych wariantów i ostatecznie wybrałem jednak zadania i kalendarz Outlooka jako bazę mojego systemu. Mój stary system też bazował na Outlooku. Używałem w nim od dawna kategorie. Teraz też je użyłem do oznaczenia stosów i rodzajów zadań. Do tego kilka list z filtrem na wybrane kategorie i system Allena w moim Outlloku funkcjonuje wspaniale.
System Allena jest naprawdę bardzo dobry. jest prosty i nieskomplikowany. Nie jest sztuczny i łatwo go opanować w krótkim czasie. Zapisanie wszystkich możliwych zadań i idei na papierze - w moim przypadku jest on elektroniczny - naprawdę uwalnia. To naprawdę wspaniały stan. Warto spróbować.
W jednym jesteśmy oboje absolutnie zgodni. Bez dużej dyscipliny żaden system nie może dobrze działać. A no zobaczymy jak to z tą moją dyscipliną teraz będzie.
Tak wzmocniony nadmiernym jedzeniem i nieróbstwem, postanowiłem nieco poprawić mój system samoorganizacji. Opracowałem go już przed wielu laty i do niedawna służył mi znakomicie. Jednak wyraźnie nie był on w stanie sprostać tej współczesnej szybkośći życia i natłoku różnorodnych informacji.
Rozejrzałem się w interecie co jest ciekawego na ten temat. Oczywiście search engine Yahoo - chociaż google jest chyba nadal najlepszy to staram się go nie używać - wyrzuciła całą masę najprzeróżniejszych książek, artykułów i produktów na ten temat. Dosyć szybko udało mi się oddzielić plew od ziarna i moją uwagę zwrócił system Davida Allena GDT - Getting Things Done. Poczytałem nieco na ten temat i stwierdziłem, że to coś dla mnie. Allen podkreśla bardzo mocno, że jego system nie jest udziwniony, a wykorzystuje naturalny sposób myślenia i organizacji. Poza tym od razu zauważyłem, że ten jego system jest zbliżony do mego. To fajnie, bo nowa organizacja czasu nie będzie wymagać radykalnej zmiany.
Z drugiej strony byłem nieco skeptycznie nastawiony do systemu Allena. Dlaczego jego miałby działać, jeżeli mój podobny zawodzi? Moim zdaniem sedno sprawy leży w dysciplinie. Żaden, nawet najlepszy, system samoorganizacji nie zastąpi konsekwencji i dyscipliny. A tej mi ostatnio nieco chyba brakowało.
Pomimo tych wątpliwości pomknąłem do najbliższej księgarni i nabyłem książkę Allena "Wie ich die Dinge geregelt kriege" - tytuł oryginału "Getting Things Done". Książka ta jest wydana również po polsku po nieudanym tytułem "Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań" - ciekawostką jest, że ta polska wersja jest droższa niż niemiecka. Przekartkowałem ją w przód i tył, przestudiowałem spis treści, poczytałem na wyrywki - wedle metody Speed Reading ;-) - i tak w niecałe dwa dni przerobiłem te 330 stron. Książka jest napisana bardzo przejrzyście prostym i zrozumiałym językiem.
Główna ideą samoorganizacji wedle Allena jest stworzenie takiego systemu, który przechowa dobrze wszystkie aktualne i przyszłościowe zadania i dzięki temu uwolni głowę od nich. Pewni, że nasz system samoorganizacji magazynuje wszystkie terminy i zadania, zajmiemy się spokojnie rzeczami dużo ważniejszymi. Ważne jest tutaj, aby nasz system samoorganizacji magazynował absolutnie wszystkie - bardzo ważne i te błahe, zawodowe ale również prywatne - terminy i zadania. Tylko świadomość, że w systemie są zebrane wszystkie zadania naprawdę wyzwala nas od nieustannego myślenia co mamy do zrobienia.
Chociaż, jak już wspomniałem mój dotychczasowy system był nieco podobny, to nie magazynowałem w nim zadań prywatnych - te pilnowała B. przecież całkiem dobrze ;-) - i mało ważnych.
Inny ważny aspekt systemu Allena to sposób zarządzania zadaniani. Allen kładzie nacisk na rozdział kilku różnych funkcji w trakcie magazynowania i przerabiania zadań. Wyróżnia on 5 różnych etapów zarządzania zadaniami: zebranie, przerobienie lub kwalifikacja, organizacja, przegląd i wykonanie.
Zebranie to rodzaj skrzynki na listy, gdzie wrzucamy cały czas nowe zadania. Chodzi tu tylko o całkowite i bardzo szybkie zebranie wszystkich nowych zadań. Tak więc wrzucamy tam pocztę i różne dokumenty, a także szybko skreślone notki.
Przerobienie to szybka decyzja co należy zrobić z daną informacją czy zadaniem. Można ją po prostu wyrzucić, jeżyli jest nieważna, lub zmagazynować jako materiał referencyjny. Ważniejsza jest deczyja, czy trzeba podjąć jakąś akcję, czy kiedyś później zajmiemy się tą sprawą. Jeżeli akcja to pytanie czy można ją delegować czy trzeba wykonać samodzielnie. W tym ostatnim przypadku Allen zaleca natychmiastowe wykonanie tylko wtedy, gdy zajmie ono mniej niż dwie minuty. Jeżeli wykonanie ma trwać dłużej to należy zadanie to odłożyć na stos "Akcja".
Organizacja zajmuje się właściwym przygotowaniem takich stosów czy list. Allen zaleca dla każdej możliwej decyzji, a jest ich w jego systemie 7, osobny stos. Muszą one być tak zorganizowane, aby mieć w każdej chwili pełny przegląd sytuacji.
Przegląd jest bardzo ważny. Tylko regularna analiza zadań w różnych sztosach zapewnia dobre działanie systemu. Tutaj należy sprawdzić terminy i priorytety zadań. Zadania odłożone na potem mogły już w między czasie "dojrzeć" do wykonania.
Allen jest wprawdzie zdecydowanym zwolennikiem papieru jako bazy systemu. Jednak jego konzept list i stosów można w łatwy sposób zrealizować elektronicznie. Rozważyłem kilka możliwych wariantów i ostatecznie wybrałem jednak zadania i kalendarz Outlooka jako bazę mojego systemu. Mój stary system też bazował na Outlooku. Używałem w nim od dawna kategorie. Teraz też je użyłem do oznaczenia stosów i rodzajów zadań. Do tego kilka list z filtrem na wybrane kategorie i system Allena w moim Outlloku funkcjonuje wspaniale.
System Allena jest naprawdę bardzo dobry. jest prosty i nieskomplikowany. Nie jest sztuczny i łatwo go opanować w krótkim czasie. Zapisanie wszystkich możliwych zadań i idei na papierze - w moim przypadku jest on elektroniczny - naprawdę uwalnia. To naprawdę wspaniały stan. Warto spróbować.
W jednym jesteśmy oboje absolutnie zgodni. Bez dużej dyscipliny żaden system nie może dobrze działać. A no zobaczymy jak to z tą moją dyscipliną teraz będzie.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz