Od wielu już lat pracuję nad moją produktywnością. To znaczy mam takie fazy aktywności na tym polu przerywane niestety dużo dłuższymi okresami bierności. W tych aktywnych fazach czytam mnóstwo mądrych porad jak być bardziej produktywnym i próbuje zorganizawać mój czas w sposób optymalny.
Moje zainteresowanie organizacją czasu rozpoczęło się jeszcze w czasach przed-komputerowych, gdy ogranizacja zadań i terminów odbywała się na papierze. Wtedy to kupowałem takie bardzo skomplikowane notesy do zarządzania czasem, zwane elegancko Time Management System lub Time Manager. Ładne były te notesy, te droższe były oprawione w dobrą skórę i miały takie specjalne karteczki z systemen do zarządzania terminami, kontaktami, zadaniami i notatkami. Te karteczki to były takie fajne formularze, dzięki którym można było zanotować wszystkie dla danego zadania czy terminu ważne fakty. Formularze można było dokupywać, ale były oczywiście strasznie drogie.
Papierowe notesy to była jedno z pierwszych praktycznych zastosowań pewnych koncepcji systemu zarządzania czasem. To znaczy niejako poza tym notesem był dobrze przemyślany system, a notes był narzędziem pomocniczym tego systemu. Systemy te twierdziły i twierdzą tak nadal, że dzięki nim nasza produktywność wzrośnie o ileś tam procent. Kupowałem więc te notesy chociaż były dosyć drogie i próbowałem stosować się do tego systemu. Jednak zawsze po pewnym czasie traciłem cierpliwość i przestawałem je używać. Bo stosowanie się do takiego systemu jest przynajmiej na początku dosyć pracochłonne.
Później pojawił się Outlook i wraz z nim cyfrowe możliwości dobrego zarządzania czasem. Oczywiście, że od razu znowu zacząłem szukać właściwej dla mnie metody na bazie Outlooka. Przerobiłem system Eisenhowera sortowania zadań na czery kupki z zależności od ich ważności i pilności. Później odkryłem metodę "Get Things Done" (GDT), której pozostałem wierny do dzisiaj. Outlook pozwalał dosyć dobrze modelować zarządzanie czasem w dowolnej metodzie. Zdefiniowałem w Outlooku sporą ilość kategorii i przy ich pomocy definiowałem rodzaj zadań i ich kolejność wykonywania.
Dosyć długo używałem Outlooka do zarządzania czasem. Jednym z problemów był dla mnie fakt, że po pewnym czasie w moim systemie zarządzania było zbyt dużo zadań, niekiedy nawet przeszło 300. Wtedy to traciłem zupełnie orientację i ostatecznie przestawałem używać ten system. To oczywiście nie wina Outlooka tylko mojej potrzeby zarządzania praktycznie wszystkimi zadaniami (nie tylko moimi ale też tymi delegowanymi) i ideami. Ten reżim centralnego zarządzania wszystkimi zadaniami jest też głównym wymogiem chyba wszystkich systemów zarządzania czasem, a GDT traktuje tę kwestię jako absolutnie nadrzędną. Zadania i idee zbierały się w moim systemie niestety dużo szybciej niż byłem w stanie je zrealizować. Przede wszystkim te zadania przekazane innym trwały w systemie i nijak nie mogłem doczekać się ich realizacji.
Natłok zadań, które nie znikają, to nie tylko cecha mojego systemu zarządzania. Ten sam fenomen obserwowałem w dużej ilości projektów czy innych grup roboczych. Zawsze zaczynaliśmy na początku gorliwie notować wszystkie zadania. Przy następnym spotkaniu omawialiśmy zadania z poprzedniego spotkania, które w swej większości nie były zrealizowane. Do tej listy dochodziły zadania z aktualnego spotkania. I tak lista ta rosła bardzo szybko, a spotkania projektowe prawie w całości poświęcone były omówieniu tych nie wykonanych zadań. Wydaje mi sie, że jedynym rozwiązaniem jest po prostu skoncentorwanie się na zadaniach naprawdę ważnych i ignorowanie drobnych. Nie jest to jednak łatwe, bo mamy pewną skłonność do perfektionizmu, a jak już zadanie trafi do systemu zarządzania, to niełatwo jest je usunąć.
Problem z Outlookiem rozpoczął się, gdy pojawiły się smartphony i tablety. Ja chciałem mieć listę moich zadań zawsze ze mną, robić notatki, które automatycznie trafiają do mojego systemu zarządzania. Wtedy to przestałem nosić ze sobą notebook i Outlook na moim notebooku, w moim miejscu pracy, które odwiedzałem sporadycznie, przestał być rozwiązaniem optymalnym.
W tamtym czasie to przestawiłem się na "Remember The Milk". To bardzo elastyczny system zarządzania zadań, przede wszystkim dzięki możliwości definiowania dowolnej ilości tagów. Do każdego zadania można przyłączyć wiele tagów, co pozwala przyporządkować każde zadanie na bazie różnych kryteriów. "Remember The Milk" jest dostępny na wszystkich istotnych platformach jak Web, Android czy IOS. Dzięki temu można zerknąć na aktualne zadania na smartphonie, a dokładniejszą analizę przeprowadzić na tablecie czy na notebooku. Jak kto chce.
Po wielu latach stosowania i nie stosowania (tu mam na myśli przede wszystkim powód dla którego przestawałem te systemy używać) różnych systemów zarządzania myślę, że najważniejsze są trzy aspekty. Po pierwsze absolutna dysciplina nieustannego używania takiego systemu. Aby to osiągnąć trzeba codziennie sprawdzać jeszcze niewykonane zadania i ustalać nieustannie ich priorytety. To dyscyplina i konsenkwencja używania takiego systemu jest absolutnie kluczowa. Dysciplina jest dużo ale to dużo ważniejsza niż jakość systemu zarządzania czasem. Po drugie trzeba mieć odwagę wyrzucania starych zadań, które zbyt długo zalegają w tym systemie. Również eliminowanie starych, już nieaktualnych idei pomaga nam koncentrować się na tym co jest naprawdę ważne. Nie próbujmy być archiwariuszami naszych myśli. To nie jest cel takich systemów. Po trzecie może jednak nie absolutnie wszystko co jest do zrobienia musi trafić do tego systemu. Taka selekcja tego co jest naprawdę ważne jest moim zdaniem istotna, chociaż jest niezgodna z zaleceniami GTD.
Pewnym dodatkowym problemen, który mnie krępuje w swobodnym stosowaniu takich serwisów jak "Remember The Milk" czy Evernote i uzyskania optymalnej produktywności, jest uwzględnienie firmowych reguł. Konkretnie chodzi tu o zakaz magazynowania firmowych danych poza firmą. To duże ograniczenie, bo praktycznie wszystkie dobre aplikacje magazynują nasze dane w chmurce (Cloud), czyli poza firmą. I tu jest dylemat. Firmowe środki są przestarzałe i prymitywne i zupełnie niewystarczające na dzisiejsze potrzeby. W chmurce jest sporo dobrych servisów, ale ze względu na firmowe reguły nie wolno ich używać. Co robić w tej sytuacji?
Jak sobie z tym problemen radzę i jakie rozwiązanie znalazłem dla notatek opowiem w następnym notce.
